Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

Datenschutzerklärung

Allgemeines

Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
IT-HAUS GmbH, Europa-Allee 26/28, 54343 Föhren (DE)
Tel. +49 6502 9208-0, Fax +49 6502 9208-850,
E-Mail: info@it-haus.com
Geschäftsführer: Stefan Sicken
Datenschutzbeauftragte: Frau Tamara Mai
E-Mail: datenschutz@it-haus.com

Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses

Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer Identität in Verbindung gebracht werden können, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.

Grundlagen und Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren
Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über diese Recruiting-Seite bewerben, dann verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt für den Zweck der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben.
Ihre
- in den Bewerbungsunterlagen und im Bewerbungsverfahren angegebenen personenbezogenen Daten sowie
- Daten aus allgemein zugänglichen beruflichen sozialen Netzwerken/Plattformen (wie Xing und LinkedIn) über Ihre Qualifikationen und Tätigkeiten
dürfen wir also verarbeiten, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO).
Grundlage der Verarbeitung kann zudem sein: Sollte Ihre Bewerbung nicht erfolgreich sein, können Sie uns gegenüber in einer gesonderten Einwilligungserklärung darin einwilligen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten, die Sie im Rahmen des gesamten Bewerbungsverfahrens mitgeteilt haben (z.B. in Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen, Bewerber-Fragebögen, Bewerber-Interviews), über das Ende des konkreten Bewerbungsverfahrens hinaus maximal 360 Tage speichern dürfen (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO; Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen). Wir dürfen diese Daten dann nutzen, um Sie später zu kontaktieren, falls eine andere Stelle in Betracht kommen sollte.

Wir möchten Bewerber nur nach ihrer Qualifikation bewerten und bitten daher, von Angaben nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO (personenbezogene Daten, aus denen z.B. die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie Gesundheitsdaten und Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung) abzusehen.
Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten.

Es werden dabei die folgenden Daten verarbeitet (Pflichtangaben):
Name (Vor- sowie Nachname)
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Verfügbarkeit

Bei den übrigen Angaben (wie z.B. der Gehaltsvorstellung) handelt es sich um freiwillige Angaben.
Außerdem müssen Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen zur Verfügung stellen. Sie haben die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere Ihrer personenbezogenen Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc. Bitte beachten Sie dabei den obigen Hinweis zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten.

Wer empfängt Ihre Daten?
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter Zugriff.
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert.
Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, Buttermelcherstr. 16, 80469 München, Deutschland, Tel.: +49(89) 1250 1005, E-Mail: info@personio.de, Website: www.personio.de betrieben: Dies ist ein Unternehmen, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/). Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortlicher Stelle und Personio.
Bitte beachten Sie, dass die Personio GmbH außerdem zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb der Software und dieser Recruiting- Seite, weitere Daten verarbeitet, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Wir sind hierfür nicht verantwortlich. Hierzu finden Sie neben stehend eine gesonderte Datenschutzerklärung. Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts für die Verarbeitung in eigener Verantwortung zur Bereitstellung der Software und dieser Recruiting- Seite ist die Personio GmbH.
Falls erforderlich, sind Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten Öffentliche Stellen (einschließlich Berufsschule), sofern vorrangige Rechtsvorschriften dies erfordern.
Kommt es zu einer rechtlichen Auseinandersetzung, werden die für die zweckentsprechende Rechtsverfolgung (Geltendmachung und Verteidigung von Rechten) notwendigen Daten an Rechtsvertreter sowie die zuständigen Gerichte und Behörden übermittelt.
Wir beauftragen u.a. folgende Dienstleister, die jedoch keinen originären Zugriff auf die Daten erhalten: Reinigungsunternehmen, Getränkelieferant, Lieferanten von Büromaterial.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Ihre Daten werden ohne Vorliegen einer Einwilligung sechs Monate nach Versand der Ablehnung gelöscht, gemäß § 61b Abs. 1 ArbGG i.V.m. § 15 AGG. Bei Vorhandensein einer Einwilligung werden Ihre personenbezogenen Daten für 360 Tage ab Ablehnung aufbewahrt, danach erfolgt entweder die Löschung oder eine erneute Abfrage einer Einwilligung.
Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht.
Aus möglichen Haftungsgründen, u.a. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften, können die Daten im Einzelfall länger aufbewahrt werden.
Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen tritt an die Stelle einer Löschung eine Einschränkung der Verarbeitung.

Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, verarbeiten wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten soweit und solange dies zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Bereitstellung personenbezogener Daten
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens sind Sie nicht verpflichtet, weitere personenbezogene Daten bereitzustellen. Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist nicht gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben. Die Bereitstellung weiterer personenbezogener Daten kann jedoch für die Entscheidung des Verantwortlichen über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sein. Stellen Sie ggf. weitere personenbezogene Daten auf eine Bitte unsererseits nicht bereit, können Sie im Rahmen der Entscheidung möglicherweise nicht berücksichtigt werden.

Beabsichtigte Datenübermittlung in Drittstaaten oder an internationale Organisationen
Von uns erfolgt keine Datenübermittlungen in Drittstaaten und/oder an internationale Organisationen.

Betroffenenrechte

Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO): Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf Informationen im gesetzlich geregelten Umfang. Weiter haben Sie das Recht auf Berichtigung (Art.16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.
Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem Online-Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe oben).
Wenn Sie weitergehende Fragen, Anregungen oder Beschwerden zu unseren Hinweisen zum Datenschutz und zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten haben, können Sie sich direkt an unsere Datenschutzbeauftragte Frau Tamara Mai, E- Mail: datenschutz@it-haus.com, wenden.
Sie haben außerdem unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer (Datenschutz-) Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen deutsches oder europäisches Datenschutzrecht verstößt.
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt.

Abschließende Bestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie auf (https://www.it-haus.com/informationen/datenschutz/) unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.